« Écris-moi un e-mail de relance. » La réponse sera polie, générique et inutilisable. Le problème ne vient pas de l'outil : il ne sait rien de votre client, de votre ton ni de ce que vous attendez. Voici les cinq règles que je fais travailler en premier en formation.
1. Donner le contexte
Qui êtes-vous, à qui vous écrivez, où en est la situation. L'IA ne devine pas ; tout ce que vous ne dites pas, elle l'invente.
Je dirige une entreprise de rénovation de 12 personnes. J'ai envoyé il y a trois semaines un devis de 8 400 € à une cliente pour la rénovation de sa salle de bain. Elle n'a pas répondu.
2. Lui donner un rôle
« Tu es mon assistant commercial » ou « Relis ce texte comme le ferait un juriste » oriente le vocabulaire, le niveau de détail et le regard porté sur votre texte.
3. Écrire une consigne précise
Dites ce que vous voulez, mais aussi ce que vous ne voulez pas. « Une relance courte, sans insister sur le prix, qui propose un appel cette semaine. » Chaque précision retire une mauvaise réponse possible.
4. Montrer un exemple
Collez un e-mail que vous avez déjà écrit et qui vous plaît. L'IA reprendra votre ton bien mieux qu'avec une description comme « chaleureux mais professionnel ».
5. Fixer le format
Longueur, structure, langue : « cinq lignes maximum, vouvoiement, avec un objet d'e-mail ». Sans cette indication, vous aurez souvent trois paragraphes là où deux phrases suffisaient.
Et ensuite : relire
Une bonne demande donne une bonne première version, pas une version finale. Relisez toujours, vérifiez les chiffres et les noms, et corrigez dans la conversation plutôt que de tout recommencer : « plus court », « retire la deuxième phrase », « moins formel ».
Une fois la demande au point, gardez-la. Une petite bibliothèque de demandes qui marchent fait gagner plus de temps que n'importe quelle astuce.