Chaque demande suit les cinq règles d'une bonne demande : contexte, rôle, consigne, exemple, format. Pour le détail, lisez nos cinq règles pour obtenir une réponse utile d'une IA.
Avant de copier : ne collez jamais de données sensibles (données personnelles, contrats, informations financières) dans un assistant sans règles claires. Voyez notre charte d'usage en six règles.
Vente et relation client
1. Relancer un devis sans réponse
Quand un devis est resté sans réponse depuis deux semaines.
Tu es mon assistant commercial. Rédige une relance de cinq lignes maximum, au vouvoiement, pour [prénom] à propos du devis de [montant] envoyé le [date] pour [projet]. Ne parle pas du prix. Propose un appel cette semaine. Termine par ma signature : [signature].
Astuce : Collez en exemple une relance que vous avez déjà écrite pour reprendre votre ton.
2. Répondre à une demande de prix
Pour une première réponse claire et rapide à un prospect.
Tu es le responsable commercial de [entreprise], spécialisée dans [activité]. Voici la demande reçue : [coller la demande]. Rédige une réponse en six lignes maximum : remercie, pose deux questions pour bien chiffrer, indique le délai de réponse. Ton chaleureux et professionnel.
Astuce : Ne donnez pas de prix tant que vous n'avez pas les réponses aux deux questions.
3. Écrire une fiche produit
Pour décrire rapidement un produit ou un service.
Tu es rédacteur pour [entreprise]. Écris une fiche produit de 120 mots pour [produit]. Caractéristiques : [liste]. Cible : [clients]. Ton : [ton]. Structure : une phrase d'accroche, trois avantages, une phrase de conclusion. Ne rien inventer en dehors des caractéristiques fournies.
Astuce : La dernière phrase évite que l'IA invente des caractéristiques.
4. Répondre à un avis négatif
Pour répondre calmement à un client mécontent.
Tu es le gérant de [entreprise]. Voici l'avis d'un client : [coller l'avis]. Rédige une réponse publique de six lignes maximum : reconnaître le problème sans se justifier, proposer une solution concrète, inviter à continuer en privé. Pas de ton défensif.
Astuce : Relisez toujours avant de publier : une réponse publique engage l'entreprise.
Administratif et organisation
5. Compte rendu de réunion
Après une réunion, à partir de vos notes brutes.
Voici mes notes de réunion : [coller les notes]. Rédige un compte rendu en trois parties : décisions prises, actions à mener (avec qui et pour quand), points en suspens. Style : phrases courtes, une ligne par point. Ne rien ajouter qui ne soit pas dans les notes.
Astuce : Si une date ou un nom manque dans vos notes, l'IA doit l'indiquer plutôt que l'inventer : précisez-le.
6. Résumer un document long
Pour lire vite un rapport, un contrat ou une réponse à appel d'offres.
Voici un document : [coller le texte]. Résume-le en dix lignes pour un dirigeant pressé : l'objet, les points clés, les chiffres importants, les risques éventuels. Termine par trois questions à poser à l'auteur.
Astuce : Pour un contrat, faites-le relire par un professionnel : le résumé ne remplace pas la lecture.
7. Trier et prioriser ses e-mails
Pour traiter une boîte de réception chargée.
Voici dix e-mails reçus : [coller les e-mails sans données sensibles]. Classe-les par urgence (aujourd'hui, cette semaine, plus tard). Pour chacun, donne l'action à faire en une phrase et propose un brouillon de réponse de trois lignes si une réponse est nécessaire.
Astuce : Retirez les noms et les données confidentielles avant de coller.
8. Rédiger une procédure interne
Pour transformer des notes en procédure claire.
Voici comment nous faisons [tâche] aujourd'hui : [coller les notes]. Transforme-les en procédure numérotée de huit étapes maximum, avec pour chaque étape la personne responsable et l'outil utilisé. Ajoute une liste des erreurs fréquentes à éviter.
Astuce : Faites relire la procédure par la personne qui fait la tâche : elle repère ce qui manque.
Gestion et ressources humaines
9. Lire un tableau de chiffres
Pour comprendre rapidement un tableau de ventes ou de dépenses.
Voici un tableau de ventes mensuelles : [coller le tableau]. Décris en cinq lignes ce qui monte, ce qui baisse, et ce qui mérite une action. Propose trois questions à se poser avant de décider. Ne fais aucun calcul que tu ne puisses montrer.
Astuce : Vérifiez toujours les chiffres importants : l'IA peut se tromper dans un calcul.
10. Relancer une facture en retard
Pour un rappel poli et efficace.
Tu es responsable administratif de [entreprise]. Rédige un rappel de quatre lignes, au vouvoiement, pour la facture n° [numéro] de [montant], échue le [date]. Ton poli mais ferme. Propose un règlement sous huit jours et rappelle les coordonnées de paiement.
Astuce : Adaptez le ton au client : une première relance et une troisième relance ne se ressemblent pas.
11. Écrire une fiche de poste
Avant de publier une annonce.
Tu es responsable des ressources humaines de [entreprise]. Rédige une fiche de poste pour [intitulé] : mission en trois lignes, cinq responsabilités, quatre compétences demandées, ce que nous offrons. Voici le contexte : [contexte]. Évite le jargon et les formules toutes faites.
Astuce : Relisez pour vérifier que rien ne présente de risque de discrimination.
12. Préparer un entretien de recrutement
Pour une trame d'entretien adaptée au poste.
Voici l'annonce du poste : [coller l'annonce]. Propose une trame d'entretien de 45 minutes : cinq questions sur l'expérience, trois sur les situations concrètes, deux sur la motivation. Pour chaque question, indique ce qu'une bonne réponse doit contenir.
Astuce : Utilisez les mêmes questions pour tous les candidats afin de comparer équitablement.
Et ensuite ?
Une bibliothèque de demandes qui marchent fait gagner plus de temps que n'importe quelle astuce. En formation, nous construisons avec chaque équipe la sienne, à partir de ses propres dossiers.